Kebijakan Privasi
SIMS by Syailendra — aplikasi kepegawaian PT Syailendra CapitalBerlaku sejak 8 September 2026
SIMS by Syailendra adalah aplikasi internal PT Syailendra Capital ("Syailendra", "kami") yang dipakai karyawan untuk absensi, pengajuan cuti, reimbursement, pengelolaan aset, dan notifikasi kepegawaian. Kebijakan ini menjelaskan data apa yang diambil oleh aplikasi seluler maupun portal web SIMS, untuk apa dipakai, dengan siapa dibagikan, dan hak apa yang Anda miliki atas data tersebut.
Aplikasi hanya dapat digunakan dengan akun karyawan yang diterbitkan Syailendra. Kami tidak membuka pendaftaran mandiri untuk umum.
Ringkasan singkat
- Kami tidak menjual data Anda dan tidak membagikannya untuk keperluan iklan.
- Tidak ada SDK iklan maupun analitik pihak ketiga di dalam aplikasi.
- Lokasi hanya dibaca saat Anda membuka layar absensi dan menekan check-in atau check-out — tidak pernah di latar belakang.
- Kamera dan galeri hanya terbuka ketika Anda sendiri yang memilih mengambil atau melampirkan foto.
- Seluruh data kepegawaian berada di dalam sistem SIMS milik Syailendra.
Data yang kami kumpulkan
Data
Dipakai untuk
Kapan diambil
Data
Identitas dan profil kepegawaian: nama, email kantor, username, jabatan, divisi, peran akses, dan foto profil.
Dipakai untuk
Autentikasi, menampilkan identitas Anda di dalam aplikasi, dan menentukan hak akses sesuai peran.
Kapan diambil
Berasal dari data kepegawaian Syailendra dan dibaca saat Anda login.
Data
Lokasi perangkat, presisi maupun perkiraan (GPS, jaringan seluler, Wi-Fi).
Dipakai untuk
Memverifikasi bahwa absensi benar-benar dilakukan di lokasi kerja yang sah.
Kapan diambil
Hanya saat layar absensi terbuka dan Anda menekan check-in atau check-out. Aplikasi tidak mengambil lokasi di latar belakang.
Data
Foto dari kamera atau galeri perangkat.
Dipakai untuk
Foto bukti absensi, foto profil, dan lampiran laporan kendala.
Kapan diambil
Hanya ketika Anda memilih memotret atau melampirkan foto. Foto absensi diminta saat check-in atau check-out dilakukan di luar radius kantor.
Data
Dokumen lampiran yang Anda pilih sendiri.
Dipakai untuk
Melengkapi pengajuan cuti, izin, keterangan medis, dan reimbursement.
Kapan diambil
Hanya berkas yang Anda pilih lewat pemilih dokumen perangkat.
Data
Token notifikasi Firebase Cloud Messaging.
Dipakai untuk
Mengirim push notification, misalnya pengingat absensi dan permintaan approval.
Kapan diambil
Saat Anda login dan saat sistem operasi memperbarui token tersebut.
Data
Identitas dan spesifikasi perangkat: pengenal perangkat (visitorId, diturunkan dari Android ID atau identifierForVendor iOS), merek dan model, versi sistem operasi, versi aplikasi, serta zona waktu.
Dipakai untuk
Memastikan satu registrasi notifikasi hanya dimiliki satu perangkat, mengamankan sesi login, dan menelusuri kendala yang Anda laporkan.
Kapan diambil
Saat login dan saat Anda mengirim laporan kendala dari dalam aplikasi.
Data
Data operasional kepegawaian: riwayat absensi dan koreksinya, pengajuan cuti dan izin, reimbursement, aset, tiket, serta riwayat approval.
Dipakai untuk
Menjalankan fungsi inti aplikasi.
Kapan diambil
Saat Anda menggunakan fitur yang bersangkutan.
Izin perangkat yang diminta
- Lokasi presisi dan perkiraan — diperlukan untuk absensi. Bila ditolak, fitur check-in dan check-out tidak dapat digunakan, sedangkan fitur lain tetap berjalan.
- Kamera — opsional, untuk memotret bukti absensi, foto profil, dan lampiran laporan.
- Galeri foto — opsional, untuk memilih gambar yang sudah ada di perangkat.
- Notifikasi — opsional, untuk pengingat dan permintaan approval.
Aplikasi tidak meminta akses ke kontak, mikrofon, kalender perangkat, SMS, maupun lokasi di latar belakang.
Bagaimana data digunakan
- Memverifikasi kehadiran dan lokasi absensi.
- Memproses pengajuan cuti, reimbursement, permintaan aset, dan tiket.
- Mengirim notifikasi yang berkaitan dengan pekerjaan Anda.
- Menegakkan hak akses berbasis peran dan menjaga keamanan sesi.
- Menyediakan laporan kepegawaian bagi HR dan atasan sesuai kewenangan masing-masing.
Data Anda tidak dipakai untuk iklan, tidak dijual kepada pihak mana pun, dan tidak dipakai untuk pengambilan keputusan otomatis tanpa keterlibatan manusia.
Berbagi data dengan pihak ketiga
- Google LLC — Firebase Cloud Messaging. Menerima token perangkat dan isi notifikasi agar push notification dapat sampai ke perangkat Anda.
- Google LLC — Google Maps Platform. Menerima koordinat untuk menampilkan peta lokasi absensi di layar.
- Amazon Web Services — penyimpanan berkas. Foto absensi serta dokumen lampiran disimpan pada layanan penyimpanan objek AWS.
- Penyedia infrastruktur tempat sistem SIMS dijalankan, terikat perjanjian kerahasiaan dan hanya sebatas menyimpan serta menjalankan layanan.
- Instansi berwenang, apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Di luar pihak-pihak tersebut, data kepegawaian Anda tidak dibagikan kepada siapa pun. Layanan Google dan Amazon Web Services di atas dapat memproses serta menyimpan data pada infrastruktur mereka di luar wilayah Indonesia.
Penyimpanan dan masa simpan
- Data kepegawaian disimpan selama Anda tercatat sebagai karyawan, dan setelah hubungan kerja berakhir tetap disimpan selama periode yang diwajibkan kebijakan internal serta peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku.
- Token notifikasi dihapus dari server segera setelah Anda logout dari perangkat yang bersangkutan.
- Foto dan dokumen lampiran mengikuti masa simpan dokumen pengajuan yang menyertainya.
- Data kepegawaian disimpan pada infrastruktur server yang dikelola oleh dan untuk Syailendra, sedangkan foto dan dokumen lampiran disimpan pada layanan penyimpanan objek Amazon Web Services.
Keamanan
- Akses memerlukan login dengan akun karyawan yang diterbitkan Syailendra; khusus di portal web, sebagian akun melewati verifikasi OTP tambahan.
- Setiap sesi memiliki batas waktu. Selama aplikasi Anda pakai, masa berlaku sesi diperpanjang otomatis; bila dibiarkan menganggur sampai batas waktunya terlampaui, sesi berakhir dan Anda harus login kembali.
- Hak akses dibatasi per peran, sehingga karyawan hanya melihat data yang menjadi kewenangannya.
- Lalu lintas antara aplikasi dan server berjalan melalui koneksi terenkripsi (HTTPS).
Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Bila Anda menduga akun Anda disalahgunakan, segera hubungi kami melalui alamat di bawah.
Hak Anda atas data pribadi
Sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak:
- meminta informasi mengenai data pribadi Anda yang kami proses;
- meminta koreksi atas data yang tidak akurat;
- meminta penghapusan data, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban penyimpanan yang berlaku bagi perusahaan;
- menarik persetujuan atas pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan, misalnya dengan mematikan izin lokasi, kamera, atau notifikasi melalui pengaturan perangkat;
- mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu.
Permintaan dapat dikirim ke alamat kontak di bawah. Kami menanggapi dalam tenggat yang diatur peraturan yang berlaku.
Penghapusan akun dan data
Akun SIMS diterbitkan dan dicabut oleh Syailendra selaku pemberi kerja, sehingga tidak tersedia tombol hapus akun mandiri di dalam aplikasi. Permintaan penghapusan data disampaikan melalui alamat kontak di bawah.
Anda dapat menghapus aplikasi dari perangkat kapan saja. Setelah Anda logout, token notifikasi perangkat tersebut dihapus dari server kami.
Anak-anak
Aplikasi ini ditujukan bagi karyawan Syailendra yang berusia 18 tahun ke atas. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak-anak.
Perubahan kebijakan
Apabila kebijakan ini berubah, versi terbaru diterbitkan di halaman ini beserta tanggal berlakunya. Perubahan yang signifikan akan diberitahukan melalui aplikasi atau email kantor Anda.
Kontak
IT Department Syailendra
PT Syailendra Capital
sims@syailendracapital.com